社内にマニュアルがない！ゼロから整える「IT基本マニュアルの作り方」

「マニュアルがまったくない。何をどう引き継げばいいのか分からない……」

新しくIT担当になった方が最初に直面するのが、こうした「何も整っていない現実」です。
特に中小企業では、IT環境が属人的に管理されていることも多く、担当が代わるたびに「前任者の頭の中だけにあった知識」が消えていってしまいます。

こんにちは、こんばんは。TechAtlas(てっくあとらす)です。

これまで全国9,000社以上の中小企業のIT支援を行ってきましたが、「まず最初にやってよかった」と多くの企業が実感しているのが、"自社専用のIT基本マニュアル"の整備です。

この記事では、ゼロからでも取り組めるITマニュアル（＝基本マニュアル）の作り方を紹介します。
エクセル1つから始められる内容なので、今日からすぐに取りかかれます。

なぜITマニュアルが必要なのか?
ITマニュアルに何を書くべきか？
- 最優先で作るべき5つのマニュアル
ITマニュアルの作り方【ステップ別】
マニュアルを継続的に更新する
- 更新すべきタイミング
- 更新履歴を記録する
より良いマニュアルにするためのコツ
段階的にマニュアルを拡充する
マニュアル作成に役立つツール
- 無料ツール
まとめ

なぜITマニュアルが必要なのか?

まず、ITマニュアルがなぜ必要なのかを理解しましょう。

1. 同じ質問が繰り返される

よくある光景:
- 「パスワードを忘れたんですが…」（今週3回目）
- 「プリンターの使い方、また教えてください」（同じ人から）
- 「このエラー、前にも出たけど解決方法は？」（過去に対応済み）

マニュアルがないと、IT担当者は同じ質問に何度も答えることになります。

マニュアルがあれば:
- 「マニュアルの○ページを見てください」で済む
- 社員が自分で解決できる
- IT担当者の時間が大幅に削減される

2. 属人化のリスク

「前任者しか知らない設定」「〇〇さんに聞かないと分からない」

こうした状況は非常に危険です。

リスク:
- 担当者が休んだら、誰も対応できない
- 退職したら、すべての知識が失われる
- 引き継ぎに膨大な時間がかかる

マニュアルがあれば:
- 誰でも対応できる
- 引き継ぎがスムーズ
- 新人も早く戦力になれる

3. トラブル対応が遅れる

「この前も同じトラブルがあったけど、どう対応したっけ?」

過去の対応方法が記録されていないと、毎回ゼロから調べ直すことになります。

マニュアルがあれば:
- 過去の対応方法をすぐに確認できる
- トラブル対応が迅速になる
- 同じミスを繰り返さない

マニュアルは、IT担当者を助ける最強のツールです。

ITマニュアルに何を書くべきか？

すべてを完璧に書こうとすると挫折します。まずは最低限の項目から始めましょう。

最優先で作るべき5つのマニュアル

1. パスワードリセット手順

最も質問が多い項目です。

記載内容:
- パスワードを忘れた時の対処方法
- 誰に連絡すればいいか
- リセットにかかる時間
- 再設定の手順（画面キャプチャ付き）

例:

【パスワードを忘れた場合】
1. IT担当者（内線: 1234）に連絡
2. 本人確認（社員番号と氏名）
3. 仮パスワード発行（10分以内）
4. 初回ログイン時に新パスワードを設定

2. よくあるトラブルと解決方法

繰り返し発生するトラブルをリスト化します。

記載内容:

トラブル	解決方法	所要時間
プリンターが印刷できない	1. 電源を確認 2. 用紙を確認 3. 再起動	5分
インターネットに繋がらない	1. Wi-Fi接続を確認 2. ルーター再起動 3. IT担当者に連絡	10分
メールが送信できない	1. 添付ファイルサイズ確認（10MB以下） 2. 宛先アドレス確認 3. IT担当者に連絡	5分

3. 社内システムの使い方

社内で使っている主要システムの基本操作をまとめます。

記載内容:
- ログイン方法（URLとアカウント情報の取得方法）
- 基本的な操作手順
- よく使う機能の説明
- 画面キャプチャ（どのボタンをクリックするか）

例:

【勤怠管理システムの使い方】
1. ブラウザで https://kintai.hogehoge.com にアクセス
2. 社員番号とパスワードでログイン
3. 「出勤」ボタンをクリック
4. 退勤時は「退勤」ボタンをクリック

※パスワードを忘れた場合は、P.5「パスワードリセット手順」参照

4. セキュリティルール

社員が守るべきセキュリティの基本ルールです。

記載内容:
- パスワード管理のルール
- メール添付ファイルの注意点
- USBメモリの使用ルール
- 社外へのデータ持ち出しルール
- 不審なメールの対処方法

例:

【パスワード管理ルール】
❌ やってはいけないこと:
- 付箋に書いてモニターに貼る
- 他人に教える
- 同じパスワードを複数のサービスで使う

✅ やるべきこと:
- パスワード管理ツール（Bitwarden）を使う
- 2種類以上の文字種で、12文字以上のパスワードにする

5. IT機器の貸出・返却ルール

ノートPCやモバイルWi-Fiなどの貸出ルールを明確にします。

記載内容:
- 貸出申請方法（誰に、いつまでに）
- 返却期限
- 故障・紛失時の対応
- 持ち出し禁止機器

例:

【ノートPC貸出ルール】
1. 使用予定日の3日前までにIT担当者にメール申請
2. 申請内容: 使用目的、期間、持ち出し先
3. 貸出時に「貸出簿」に記入
4. 返却時にIT担当者が動作確認
5. 故障・紛失時はすぐにIT担当者に連絡

※社外持ち出し時は上長の承認が必要

ITマニュアルの作り方【ステップ別】

実際にマニュアルを作成してみましょう。

ステップ1: まずはExcelで作る

最初から立派なシステムを使う必要はありません。Excelで十分です。

推奨フォーマット:

シート1: 目次

1. パスワードリセット手順 → シート2
2. よくあるトラブル → シート3
3. 勤怠管理システムの使い方 → シート4
4. セキュリティルール → シート5
5. IT機器貸出ルール → シート6

シート2以降: 各項目の詳細

メリット:
- 誰でも編集できる
- 無料で始められる
- 画像も貼り付けられる

デメリット:
- 複数人での同時編集がしにくい
- バージョン管理が面倒

所要時間:
- 最低限の5項目: 半日〜1日

ステップ2: 画面キャプチャを活用する

文字だけでは分かりにくい操作は、画面キャプチャを入れましょう。

画面キャプチャの撮り方（Windows）:

Windows + Shift + S キーを押す
キャプチャしたい範囲を選択
クリップボードにコピーされる
Excelに貼り付け（Ctrl + V）

画面キャプチャのコツ:
- 重要な部分を赤枠で囲む
- クリックするボタンに矢印を追加
- 画像に番号を振る（①、②、③…）

おすすめツール:
- Snipping Tool（Windows標準）
- PrintScreen/ Screen Shot（Windows標準）
- Screenpresso（無料・注釈機能あり）

ステップ3: 他の社員に見てもらう

マニュアルができたら、実際に社員に使ってもらいましょう。

テスト方法:
1. 数名の社員にマニュアルを渡す
2. 実際の作業をマニュアルだけで実施してもらう
3. 分かりにくい点をフィードバックしてもらう

よくあるフィードバック:
- 「この用語が分からない」→ 用語を平易な言葉に置き換える
- 「手順が足りない」→ 省略していたステップを追加
- 「画像が小さくて見えない」→ 画像を拡大

ステップ4: 保存場所を決める

マニュアルを作っても、誰もアクセスできなければ意味がありません。

保存場所の候補:

1. 社内共有フォルダ
- 例: Z:\IT部\マニュアル\ITマニュアル.xlsx
- メリット: アクセスが簡単
- デメリット: 検索しにくい

2. 社内Wiki・ポータル
- 例: Notion、SharePoint
- メリット: 検索しやすい、複数人で編集しやすい
- デメリット: 初期設定が必要

3. クラウドストレージ
- 例: Google Drive、OneDrive
- メリット: どこからでもアクセス可能
- デメリット: アクセス権限の管理が必要

おすすめ:
- 最初は共有フォルダで十分
- 将来的にWikiやポータルへ移行

ステップ5: 周知する

マニュアルを作ったら、全社員に周知しましょう。

周知方法:

1. 全体メールで案内

件名: 【重要】ITマニュアルを作成しました

社員のみな様

IT担当の○○です。
このたび、社内のITに関するマニュアルを作成しました。

保存場所: Z:\IT部\マニュアル\ITマニュアル.xlsx

【マニュアルの内容】
- パスワードリセット手順
- よくあるトラブルと解決方法
- 勤怠管理システムの使い方
- セキュリティルール
- IT機器貸出ルール

困ったことがあれば、まずマニュアルを確認してください。
マニュアルで解決しない場合は、IT担当者（内線: 1234）までご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

2. 朝礼や会議で説明

実際にマニュアルを開いて、使い方を説明します。

3. 共有部に案内を貼る

「困ったらマニュアルを見よう！」と書いた案内を共有部に貼ります(社長や総務に確認してから)。

マニュアルを継続的に更新する

マニュアルは一度作って終わりではありません。

更新すべきタイミング

1. システムがアップデートされた時

画面や操作手順が変わったら、すぐにマニュアルを更新します。

2. 新しい質問が来た時

「マニュアルに載っていないことを聞かれた」→ マニュアルに追加

3. トラブルが発生した時

新しいトラブルと解決方法を記録します。

4. 社員からフィードバックがあった時

「この説明が分かりにくい」→ 修正

更新履歴を記録する

マニュアルの最後に「更新履歴」を追加しましょう。

例:

更新日	更新者	更新内容
2025-01-15	田中	初版作成
2025-02-10	田中	パスワードリセット手順を追加
2025-03-05	佐藤	プリンタートラブルの項目を修正

より良いマニュアルにするためのコツ

1. 専門用語を避ける

❌ 悪い例: 「DHCPサーバーからIPアドレスを取得できない場合は、スタティックIPを設定してください」

✅ 良い例: 「インターネットに繋がらない場合は、IT担当者に連絡してください」

IT知識がない社員にも分かる言葉を使いましょう。

2. 「誰が」「何を」「どうする」を明確にする

❌ 悪い例: 「パスワードをリセットする」

✅ 良い例: 「社員が」パスワードを忘れた時、「IT担当者に」連絡して「リセットしてもらう」

3. 手順は番号を振る

❌ 悪い例:

ログインして、メニューを開いて、設定をクリックして…

✅ 良い例:

1. ログインする
2. 画面右上の「メニュー」をクリック
3. 「設定」を選択

4. 所要時間を書く

「このマニュアルを見れば、どれくらいで解決できるか」が分かると安心です。

例:

【プリンターが印刷できない】
所要時間: 5分

1. プリンターの電源を確認（1分）
2. 用紙を確認（1分）
3. プリンターを再起動（3分）

5. FAQ（よくある質問）を追加する

マニュアルの最後に、よくある質問をまとめます。

例:

【FAQ】

Q: パスワードを忘れました。どうすればいいですか?
A: P.2「パスワードリセット手順」を参照してください。

Q: プリンターで印刷できません。
A: P.8「よくあるトラブル」の「プリンターが印刷できない」を参照してください。

Q: マニュアルに載っていない問題が発生しました。
A: IT担当者（内線: 123）に連絡してください。